情報セキュリティ規程

（この規程では、退職時の秘密保持誓約書は定めません。誓約書は別途ご相談ください。）

第1章 総則

第1条（目的） この規程は、当事務所が業務上取り扱う情報の管理について必要な事項を定め、 情報の漏えい、滅失および毀損を防止することを目的とする。

第2条（適用範囲）

1. この規程は、当事務所のすべての従業者に適用する。
2. 業務の一部を委託する場合、委託先に対しても、この規程に準じた取扱いを求める。
3. この規程における情報とは、設計図書、顧客および施主に関する情報、 見積および原価に関する情報、ならびに業務上知り得た情報をいう。

第3条（用語の定義）

1. 「業務用端末」とは、当事務所が貸与するパソコンをいう。
2. 「個人所有端末」とは、従業者が個人で所有し、業務に用いるスマートフォンをいう。
3. 「クラウドストレージ」とは、当事務所が契約し、設計図書の保管に用いる外部の保管領域をいう。

第2章 管理体制

第4条（管理責任者）

1. 情報の管理に関する責任者（以下「管理責任者」という。）を1名置く。
2. 管理責任者は、所長が指名する。

第5条（責任者の職務） 管理責任者は、次の職務を行う。

1. クラウドストレージの利用者の登録および削除
2. 業務用端末の貸与および返却の記録
3. 年1回の、この規程の見直しの提案
4. 第12条に定める事故の報告を受け、対応を指揮すること

第6条（従業者の責務）

1. 従業者は、この規程および管理責任者の指示に従い、情報を取り扱わなければならない。
2. 従業者は、業務上知り得た情報を、業務以外の目的で用いてはならない。

第3章 遵守事項

第7条（クラウドストレージの利用）

1. 設計図書は、クラウドストレージの所定の場所に保管する。
2. 案件ごとにフォルダを分け、閲覧できる者を担当者に限定する。
3. 業務用端末以外からクラウドストレージへ接続する場合は、事前に管理責任者の承認を得る。

第8条（個人所有端末の取扱い）

1. 個人所有端末で業務の連絡を行う場合、当事務所が指定する連絡手段のみを用いる。
2. 個人所有端末に設計図書を保存してはならない。
3. 端末には画面ロックを設定し、業務に用いるアプリケーションを最新の状態に保つ。

第9条（持ち出しと現場での取扱い）

1. 設計図書を印刷して現場に持ち出す場合、持ち出した者の氏名と日付を記録する。
2. 現場で撮影した写真は、当日中にクラウドストレージへ移し、端末からは削除する。

第10条（第三者への提供）

1. 顧客および施主に関する情報を第三者へ提供する場合、あらかじめ本人の同意を得る。
2. 法令に基づく場合はこの限りでないが、提供の記録を残す。

第11条（退職時の取扱い） 退職する従業者は、業務用端末、貸与された記録媒体および印刷物を返却し、 管理責任者はクラウドストレージの利用者登録を削除する。

第4章 違反時の取扱い

第12条（事故の報告）

1. 情報の漏えい、紛失またはそのおそれを認めた者は、直ちに管理責任者へ報告する。
2. 報告を受けた管理責任者は、被害の範囲を確認し、所長へ報告する。
3. 顧客または施主に影響が及ぶ場合、管理責任者は速やかに連絡を行う。

第13条（懲戒） この規程に違反した場合の取扱いは、就業規則の定めるところによる。

第5章 雑則

第14条（教育） 管理責任者は、年1回、この規程の内容について従業者に説明を行う。

第15条（記録の保存） 第9条の持ち出しの記録および第12条の報告の記録は、（要確認）年間保存する。 （保存年数は、契約上の要請と保管の負担を踏まえて定める必要がある。）

第16条（改廃） この規程の改廃は、所長が行う。

第17条（施行） この規程は、（要確認）年（要確認）月（要確認）日から施行する。

運用にあたっての確認事項

この規程を実際に運用するために、次の事項を社内で決めていただく必要があります。

• 管理責任者を誰にするか（第4条）。所長が兼ねる場合、事故の報告先が同一人物になる点を確認してください。
• クラウドストレージの契約者名義と、退職者の登録削除を誰がいつ確認するか（第11条）。
• 個人所有端末で用いる連絡手段を、どのアプリケーションに限定するか（第8条第1項）。
• 現場写真を当日中に移す運用が、実際の作業時間の中で可能かどうか（第9条第2項）。 難しい場合は、期限を「翌営業日まで」に改める方が、守られる規程になります。
• 記録の保存年数（第15条）と、施行日（第17条）。
• 委託先へ求める取扱いを、書面で交わすかどうか（第2条第2項）。