契約書、見つからない!誰が持ってる?どこにある??

「必要な時に、契約書が見つからない。」

 「誰かが契約書を閲覧して、そのまま戻されずに、探すことがある」


 出張でお伺いするオフィスに必ずある書類の1つが 製本された「契約書」。

 契約書の保管形式ですが、95%近くのお客様は、 なんらかのファイルに綴じて保管されています。  

必要な時の取り出し方を伺うと、

 「ファイルの中をバサバサとページを めくりながら探します。」 とおっしゃっていました。


 当社の契約書の保管形式はというと、2穴ファイルやリングファイルには綴じません。

今日は、綴じない契約書の保管形式をお伝えします。 


当社の場合は、 インデックス付きクリアフォルダーといって 

通常のクリアフォルダーにタイトルが書ける 耳がついたクリアフォルダーを使っています。





 耳の部分に契約書のタイトルを表記し 1案件1クリアフォルダーに入れて、

 ボックスファイルに保管しています。 ボックスファイルの分類は事業部単位です。


 当社の場合 

【大分類】

 ・全社(仕入先様/お客様・仕入先以外の契約書)

 ・溶解処理事業 

・名刺事業 

・書類整理サポート事業 

【中分類】 

企業名のあ行から順に保管。 

ボックスファイルの50㎜幅に入る量に合わせて収納。


 上記の保管形式で 契約書が必要になった場合に およそ10秒ぐらいで探し出します。

 インデックス付きクリアフォルダーで保管することで 1年に1回の

書類の大掃除(置き換え移し替え)の時も 終了した契約書を「さっと」取り出し、

整理も進みます。


 2穴ファイルに綴じるための、 書類の穴をあけ作業もいりません。

 綴じられた書類をバサバサめくって探さなくても、 タイトルで契約書を探せるようにしています。 


契約書がすぐ取り出せない! なんとなくファイルに綴じたままでどんどん増えている という方方は ・インデックス付きクリアフォルダー 

・ボックスファイル 

を使った契約書の保管形式を試してみてください! 

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アナログの書類整理整頓やサーバーの書類整理整頓の情報を発信しています。 書類がたまらない仕組みづくりとして、書類の発生から保管・保存・廃棄までトータルでサポートしています。

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