これで解消!会議や行事にメンバーが必ず揃う方法

今日は、メンバーが揃うスケジュールの立て方について 書きたいと思います。


 書類整理でオフィスに伺うと、書類以外の業務で 困っていることのご相談をいただきます。


 その中で、よく耳にするのが 

「会議や打ち合わせのスケジュールがコロコロ変わる」 

「スケジュールを決めても、メンバーが揃わず スケジュールを決めなおすことがある」

 話し合うことがあるが、スケジュールが決まらない、といったお声です。


 特に職責の上の方になると、 スケジュールはどんどん入ってくるものだと思います。  

当社では、スケジュールも整理整頓して決めていきます。 

①過去1年の会議・行事の記録をつける(タイトル・日付・参加者) 

②①で洗い出したものを分類する 

 ・毎年・毎月・毎週やること(必須事項)

  ・前年度はやったけど今年度やるか検討すること

  ・前年度だけ開催し今年度はやらない 

③②の「毎年・毎月・毎週やること(必須事項)」を 今年はいつやるか、①の実績をもとに

決めていく 

④「毎年・毎月・毎週やること(必須事項)」に担当をつける 

⑤年度始めに社員に共有し、決めたスケジュールが最優先であることを伝える

 ※その後②の『前年度はやったけど今年度やるか検討すること』を ③以降同様の手順で進める。  


当社では、全社員が持っている経営計画書に『事業年度計画』として 

タイトル・日付・担当者の記載があります。 


こちらが『事業年度計画』のイメージです

例えば、7月21日(金)は「消防訓練(長谷川)」と記載があります。

そのタイトルの通り、21日は消防訓練があり、担当は長谷川です。

日付と担当が決まっているので、担当は当日全社員が参加する訓練が無事に進むよう

2〜3ヶ月までには、前回の担当から引き継ぎをしてもらい準備をするようになっています。


この事業年度計画のスケジュールは期首(当社ですと9月1日)の時点で

向こう先1年のスケジュールが決まっています。

別件ですが、7月21日の「若狭謙治」と記載があるのは、当社常務の若狭誕生日を意味します。



 そうはいっても、外せない大事なスケジュールも入ってくると思うので、当社は毎月1回、 社長と幹部で、スケジュールの読み合わせをし、向こう先3ヶ月のスケジュールの調整をします。


 スケジュールの整理整頓をすることで、 

・スケジュールが決まる! 

・メンバーが必ず集まる! と変化しました。


 スケジュール決めも、

①全部出す 

②分類する(要・不要・保留) 

③残す(要)としたものの、置く位置を決める (日付と担当を決める)

書類整理と同じで 手順で進めるとよいかもしれません。 

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