経理の書類はこの整理法でスッキリ!

社内で書類整理を取り組みたいと相談いただいて 

最初に手をつけるところは、社長のデスク周りか 経理の書類の整理です。


 特に、経理は定型書類が多いので 

3年、5年、7年、10年の保存年限が法定で 決まっています。 

だからルールを決めやすい。


 保存年限が決まっているので、 書類を処分するタイミグも明確です。(捨てるタイミグが明確ということ) 当社では、現場のオフィスには当期分と 前期分の2期分を保管。 

それ以前のものは、外部の倉庫に保管しています。

 過去の数字を振り返るとしてもせいぜい2期分ぐらい。 なので、2期分だけ社内に保管しています。


 決算が終わったら、経理の書類を置き換えるのですが、 

それまで保管していた2期分の古い方を 新たに倉庫に入庫します。

 経理はこの書類の保管方法で 毎年書類の置き換えをします。  


当社の経理担当の上村も 「前任の経理から引き継いで一番困るのは、

目の前の書類が何の書類かわからないこと。」 

「過去に置き換え移し替えをし、 明らかに10年以上も前の書類を見つけてしまった。

このせいで書庫がパンパンになってしまうことに。

取り出すことにもイライラしていましたが、1年1回集中して

 書類の置き換えをしたことでゆとりが生まれてすっきりしました。」 

と話しております。 


これから書類整理を始めよう!という方は、 

保存年限の決まっている、経理の書類整理から

始めてみると取り組みやすいと思います。

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アナログの書類整理整頓やサーバーの書類整理整頓の情報を発信しています。 書類がたまらない仕組みづくりとして、書類の発生から保管・保存・廃棄までトータルでサポートしています。

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